Секреты успешного круглого стола с врачами: онлайн и офлайн.

Как медпреду подготовиться к круглому столу

Как медпреду провести круглый стол

Очный и дистанционный круглый стол

———

Круглый стол – отличный инструмент для повышения уровня продаж и создания доверительных отношений. Ниже мы ответим на 6 важных вопросов о том, как правильно провести мероприятие с максимальной отдачей.

Зачем нужен круглый стол?

Главная цель любого круглого стола – донести информацию о препаратах максимально подробно и убедить врачей или первостольников использовать их в своей практике. От того, насколько четко и ясно будет сформулирована цель, зависит успех мероприятия.

Возникает вопрос: что нужно учитывать при постановке цели? Есть 6 критериев, на которые нужно ориентироваться:

• Какие будут представлены препараты?
• Кто главные конкуренты
• Какие портреты пациентов нужно будет рисовать?
• Какие будут приведены аргументы и контраргументы при возражениях?
• Какие будут заданы вопросы самим медпредставителем и слушателями?
• Какие инструменты медпред будет использовать на каждом из этапов круглого стола?

Важно: все ответы должны вести к продаже! Идеальным будет вариант достижения договоренностей с каждым участником о конкретных количествах назначений или рекомендаций.

Помните, что каждый критерий должен не только помогать продавать препараты, но и быть полезным врачам и первостольникам.

Сколько должно быть участников?

Еще до начала мероприятия организаторы должны четко знать, для кого они проводят круглый стол.

Зачем это нужно? Такие знания помогут эффективнее подготовиться к возможным вопросам, возражениям и провокациям, а также подготовить грамотную аргументацию. Итак, какие данные вам нужны:

• Количество врачей или первостольников;
• ФИО, должность, контакты ( в т.ч. и соцсети), специализация участников;
• Потребности и историю отношений;
• Если будут присутствовать новые люди, информация о них должна быть собрана заранее.

Важно: обязательно возьмите контактный телефон, а также адрес страницы в любимой соцсети: Facebook, Instagram, Одноклассники, ВКонтакте, и т.д.

Пример неправильной организации

Некоторые крупные сети аптек собирают на свои мероприятия по 20-30 первоистольников. Сами круглые столы проходят в одной большой аудитории, а в качестве приглашенных спикеров выступают представители нескольких фармкомпаний и внешние тренеры. При этом время на выступление тренера ограничено 1-2 часами, а представителя – 30-40 минутами.

Почему подобная организация круглого стола – неэффективна?

• Нет качественной обратной связи от участников. При большом количестве участников нет возможности ответить на все вопросы и уделить внимание каждому врачу или первостольнику. Как следствие – сложно удержать внимание и заинтересованность.
• Слишком большой бюджет и невысокая отдача. Если участники не заинтересованы в круглом столе, не получают полезной и актуальной информации, не стоит ожидать от них в дальнейшем продаж вашего продукта. Кроме того, крупные мероприятия требуют больших финансовых затрат, которые не окупятся из-за негативного отношения слушателей.
• Отсутствие дальнейших перспектив. Участник, который не получает положительных эмоций и новых, полезных знаний – вряд ли захочет посещать подобные мероприятия и порекомендует их своим коллегам. Более того, негативное мнение также может распространяться и на препараты, о которых пойдет речь на круглом столе, даже если они эффективные.

Вывод: максимальное количество участников круглого стола не должно превышать 10-15 человек, если мероприятие проводится вживую. Если вы планируете онлайн-встречу, то ориентировочное количество участников – 5-7 человек.

Важно: лучше провести больше мероприятий, сделать их системными и актуальными, чем раз в квартал провести один круглый стол для незаинтересованных слушателей.

Когда проводить круглый стол и как правильно спланировать тайминг?

Первое правило при выборе даты и времени любого мероприятия – оно должно быть удобным для всех: организаторов, спикеров, участников.

При выборе времени важно учитывать следующие факторы:

• Мероприятие не стоит проводить слишком рано из-за возможности опозданий;
• Время должно быть не позднее, чтобы участники не спешили домой;
• Избегайте обеденного времени. Голодный участник – неэффективный слушатель.

Кроме того, старайтесь избегать подачи информации с приемом пищи и алкоголем. Если запланирован фуршет, проведите его после круглого стола.

Тайминг также важен для эффективности круглого стола, особенно в дистанционной форме. Запланируйте время, не превышающее 30-40 минут.

Если вам потребуется дополнительное время на вопросы, лучше запланируйте отдельную сессию.

Какой должен быть сценарий у круглого стола? Зачем нужна интерактивность?

Важно понимать, что в первую очередь, круглый стол – интерактивное мероприятие. А значит, все участники должны быть вовлечены в дискуссию. Тем не менее, обсуждение должно быть структурировано.

Мы рекомендуем планировать пять основных этапов круглого стола:

• Открытие и введение в цель дискуссии;
• Актуализация проблемы;
• Аргументированное убеждение;
• Работа с сомнениями и возражениями;
• Заключение договоренностей.

Все вышеописанные критерии знакомы медпредставителям и являются основой продаж. Поэтому более подробно мы остановимся на инструментах вовлечения аудитории в дискуссию. Работать с аудиторией всегда сложнее, чем в индивидуальном порядке.

Итак, как вовлечь слушателей в дискуссию? Ниже вы найдете 5 способов, которые работают безотказно:

• Персонализация. Речь идет об обращении непосредственно к конкретному участнику: врачу или первостольнику.
• Вопросы. Задавайте вопросы своей аудитории – как общие, так и персонализированные. Вопросы могут касаться конкретной проблемы, препарата или ситуации.
• Просьбы. Попросите участников прокомментировать утверждение, поделиться своим мнением и опытом.
• Примеры из клинической практики. Их может приводить как сам медпред, так и участники круглого стола.
• Заранее подготовленные вопросы. Eще один способ вовлечь аудиторию – подготовить вопросы и ситуации заранее. Если возможно, стоит договориться с лояльным врачом или первостольником, чтобы он активно задавал вопросы из зала, стимулируя активность других участников. Также позитивно влияет на вовлеченность обсуждение клинических случаев.

Пример разбора клинического случая на круглом столе

Ниже мы рассмотрим, как можно построить логику мероприятия на основе разбора случаев из клинической практики:

1. Описываем портрет пациента. Важно в портрете пациента, симптомах, жалобах и объективных данных, отразить целевую аудиторию для ваших препаратов.
2. Описываем предыдущее лечение. Обязательно актуализируйте недостатки конкурентов.
3. Обсуждаем предварительный диагноз, диагностику, лечение. На данном этапе важно научить врача правильно назначать актуальные дозы, схемы.
4. Оцениваем результаты и динамику лечения. Здесь перед медпредом стоит задача научить врача вести пациента в динамике, титровать, изменять, не заменяя Ваш препарат, а работая с дозами и формами выпуска.

Что лучше: вопросы в зал или персональные вопросы?

Если стоит выбор между вопросами в зал и персональными вопросами, то в первую очередь стоит ориентироваться на персональные вопросы. Они лучше помогают активизировать слушателей и привлечь их внимание.

Тем не менее, вопросы в зал также работают. Важно правильно ориентироваться в ситуации и помнить цель круглого стола.

Любая провокация медпреда должна переходить в грамотную аргументацию и заканчиваться конкретной доверенностью — достижением цели, т.е. продажи.

Кто должен быть ведущим?

При планировании круглого стола обязательно стоит учитывать личность ведущего:

• Ведущий – медицинский представитель. Его задача вовлекать врачей и первостольника в дискуссию. Важно предварительно отрепетировать в ролевой игре интерактивный формат мероприятия.
• Ведущий – приглашенный врач. Старайтесь приглашать спикеров, умеющих грамотно говорить, выступать, убеждать других, а также вовлекать участников в диалог. Вялая или эгоцентричная речь-монолог вряд ли окажут положительный эффект на дальнейшие продажи.

Если в качестве ведущего вы приглашаете врача, с ним также стоит проработать интерактивный формат ведения круглого стола, а также предупредить о недопустимости монолога. Обсудите возможность вмешательства медпреда в речь врача, если она будет переходить в монолог.

Помните, что активный врач-практик с интересным опытом и клиническими случаями привлечет больше внимания, чем доктор медицинских наук с чрезмерным самомнением.  Это особенно важно, если вы проводите круглый стол в онлайн-формате.

У спикера-врача должна быть такие установки:

• «я хочу принести пользу своим коллегам»
• «сейчас они мои клиенты и я должен продать им свою идею»
• «мне важно быть полезным»
• «я очень дорожу мнением коллег и слушателей»
• «опыт и мнение аудитории для меня имеет значение»
• «мне очень важно, что про меня скажут после этой встречи»

Как и где организовать круглый стол?

Есть два формата круглого стола: вживую или онлайн. Каждый из форматов имеет свои особенности. Мы подготовили два чек -листа для каждого формата, чтобы вы не упустили важные организационные моменты

Проведение круглого стола вживую.

• Подобрать аудиторию:
  • Проверить вместимость аудитории, наличие окон, кондиционеров, туалетов, раздевалок (при необходимости), указателей.
  • Исключить возможность шумных параллельных мероприятий: праздники, строительные работы, и т.д.
  • Проверить транспортную доступность: удаленность от метро и общественного транспорта; наличие парковки.
• Подготовить оборудование:
  • столы, стулья, проектор, экран, музыка, интернет, вай фай, удлинители, кабели;
  • проверить совместимость технического оборудования.
• Запланировать кофе-брейк (опционально):
  • стаканчики, кофе-машина, прочие расходные материалы.
  • вода для термопота и кофе-машины.
• Закупить питьевую воду в расчете на количество участников (обязательно!).
• Приглашение участников:
  • Разослать приглашения на круглый стол с указанием места проведения.
  • Прозвонить и подтвердить присутствие участников: в день рассылки приглашений, накануне мероприятия, и в день проведения круглого стола.
• Подготовить печатные материалы для раздачи участникам.
• Подготовить сценарий для ведущего и спикеров.
• Подготовить краткий чек-лист для договоренностей с каждым участником.

Проведение круглого стола в режиме онлайн

• Провести регистрацию участников: разослать приглашения лично или  подготовить лендинг-страницу для регистрации участников.
• Собрать информацию о каждом участнике, включая его профили в соцсетях.
• Настроить рассылку напоминаний о вебинаре при помощи смс или на электронную почту: за день до мероприятия, за несколько часов, за полчаса до начала.
• Подготовить и протестировать оборудование и программное обеспечение:
  • Веб-камера;
  • Микрофон и наушники;
  • Наличие скоростного соединения;
  • Подобрать платформу, удобную для всех участников.

• Подготовить презентационные материалы:
  • Для демонстрации на экране;
  • Для рассылки участникам после конференции.

Чтобы избежать разочарований, обязательно протестируйте оборудование и ПО накануне. Окажите помощь в настройке врачу, если необходимо. Эту функцию на себя должен взять медпредставитель.

Возникли сложности с организацией круглого стола? Свяжитесь с нами любым удобным способом:

Тел, WhatsApp, Viber, Telegram, Facetime: +79096370055

скайп: primusinterpares2013

Facebook