FAQ: Как организовать и провести конференцию?

На первый взгляд, организация конференции немного схожа с организацией круглого стола или презентации. Тем не менее, есть существенные различия в подходе к проведению подобных мероприятий. В данной статье мы ответим на основные вопросы:

1. Что такое конференция?
2. Зачем проводить конференцию?
3. Как правильно подавать информацию на конференции?
4. Какие ресурсы используются для организации конференции?
5. Как выбрать спикеров для конференции?
6. Как определить целевую аудиторию?
7. Как выбрать место и время конференции?
8. Что нужно знать о печатных материалах?
9. Как организовать активности во время мероприятия?
10. Рекомендации Primus In Pelagus

Что такое конференция?

Перед тем, как мы перейдем к обсуждению вопросов организации конференции для врачей, давайте определимся с основной терминологией, которую мы будем использовать в данной статье.

Итак, конференция — собственное мероприятие, организованное своими силами в котором участвуют лояльные спикеры и проводимое для определенной целевой группы врачей. Как правило, конференция посвящена одному или нескольким препаратам медпреда, освещаемым в различных ракурсах.

Конференция – достаточно массовое мероприятие с количеством участников от 20 человек и больше. Также играет роль выбор докладчиков, которые должны быть известными и уважаемыми во врачебных кругах людьми, и место проведения — просторная аудитория, популярное место, наличие сопутствующих активностей для врачей, фуршет.

Важно отличать конференцию от других мероприятий подобных мероприятий:

• Круглый стол в больнице/поликлинике на 5-10 человек
• Презентация на 1,5-2 часа с одним докладчиком
• Выступление медпредставителя в структуре какого-то массового мероприятия со своим препаратом/докладом
• Выступление «своего» докладчика в структуре массового медицинского мероприятия, где участвуют много фармацевтических фирм и их представителей
• Краткое выступление на пятиминутке в структуре текущего собрания врачей больницы/поликлиники

Зачем проводить конференцию?

Зачем вообще медпреду проводить конференции? Ответ достаточно прост: как и в любом другом мероприятии: акции, круглого стола, презентации; цель конференции — продажа препарата врачам.

Когда мы говорим о продаже, то подразумеваем, что в ходе мероприятия медпред и спикеры конференции должны:

• убедить в полезности, целесообразности назначения препарата;
• убедить в эффективности, безопасности;
• убедить в качестве, удобстве, доступности;
• определить портреты пациентов для препарата;
• провести сравнение с конкурентами, обозначить и убедить в преимуществах;
• объяснить особенности назначения, контроля результата и корректировки лечения;
• получить договоренность о назначении, рекомендации и получении обратной связи врач-медпред.

Только соблюдение критериев, перечисленных выше, поможет достичь основную цель конференции: препарат врачам. Важно понимать, что целью конференции не могут быть информирование, ознакомление, и демонстрация. Это – цели презентации препарата.

Если говорить о препаратах, то целью конференции может быть

• Запуск нового препарата;
• Продажа уже известного препарата.

Говоря о препарате, медпред и спикер должен обязательно упомянуть название препарата; показания, противопоказания и побочные эффекты у конкретных групп пациентов; результаты клинических исследований; результаты интересных клинических случаев у конкретных пациентов; способы назначения в структуре схем лечения разных нозологий и клинических ситуаций конкретных пациентов. Также стоит провести сравнительный анализ с конкурентами, обозначить и объяснить преимущества препарата, который медицинский представитель хочет продать.

Как правильно подавать информацию на конференции?

При организации конференции, важно продумать подачу информации. Если источник информации не будет вызывать доверие, вряд ли можно рассчитывать на успех мероприятия.

Планируя конференцию, медпред должен продумать и пригласить спикеров следующих категорий:

• Уважаемый профессор, известный среди целевой аудитории;
• Рядовой врач, практикующий назначение препарата;
• Представитель топ-менеджмента фармкомпании;
• Представитель фармкомпании, работающий непосредственно с целевой аудиторией;
• Третья сторона — данные СМИ, ролик, фильм, интервью.

Не стоит забывать о том, как будет воспринята информация аудиторией. Если вы планируете конференцию в виде лекции, лучше сразу откажитесь от этой идеи. Для того, чтобы участники мероприятия запомнили нужную информацию о препарате, стоит запланировать интерактивные мероприятия: вопрос-ответ, вовлечение аудитории в диалог, обмен мнениями.

Старайтесь не допускать отклонений от основной темы. За этим должен внимательно следить модератор конференции.

Какие ресурсы используются для организации конференции?

При подготовке конференции, медпред должен понимать, какие ресурсы у него есть в наличии и на что он может рассчитывать.

Речь идет о финансовом обеспечении, людях, транспорте и техническом оборудовании:

1. Финансовое обеспечение конференции

Масштаб и успех мероприятия напрямую зависит от суммы, на которую может рассчитывать организатор.

Так, финансы вам понадобятся для оплаты:

• Работы и проживания спикеров. Как правило, необходимость в оплате проживания докладчиков оговаривается заранее, если конференция проходит за городом или далеко от места проживания спикера. Оплата выступления и порядок расчетов также должны быть оговорены до мероприятия.
• Аренды. Продумайте, какие помещения вы будете использовать в работе. Нужен ли буфет? Будет ли проводиться дополнительное мероприятие и нужно ли для него отдельное помещение?

• Питания. В зависимости от длительности конференции, организаторы должны продумать паузы для фуршета, кофе-брейка, полноценного обеда и/или ужина, вечеринки после конференции, и т.д.
• Транспорта. В зависимости от уровня участников и места проведения конференции, организаторы могут организовать трансфер спикеров и участников на конференцию и обратно. Речь идет об аренде автобуса/микроавтобуса, компенсации затрат на бензин, оплате такси и так далее.
• Полиграфической и сувенирной продукции. Яркие пригласительные, анкеты, сертификаты участников, раздаточный и презентационный материал по препаратам – это маст-хев любой конференции. Сувенирная продукция в виде ручек, блокнотов, папок и пакетов, также привлечет дополнительное внимание к вашей компании и станет дополнительным напоминанием о вашем препарате. Если вы планируете проведение викторин, то важно позаботиться о призах и подарков (не забудьте брендировать продукцию!).
• Непредвиденных расходов.

2. Человеческий ресурс конференции

Организаторы конференции (медпредставители) должны быть одеты строго по правилам фарм компании; иметь бейджи, прикрепленные на правой стороне груди. Не стоит забывать о банальной гигиене и иметь чистые волосы, руки, одежду, приятный запах парфюма.

Манера общения должна быть вежливой и уважительной, но не заискивая и не проявляя излишнюю фальшивую учтивость и услужливость. Помните о чувство меры!

3. Транспорт на конференции

Независимо от того, арендуете ли вы транспорт или используете автопарк компании, перед конференцией нужно убедиться, в чистоте машин; имеют отличительные знаки компании (если используется арендованный транспорт, достаточно таблички или флажка); оснащены работающим климат-контролем.

 4. Техническое оборудование

На этапе подготовки конференции, медицинский представитель должен продумать оборудование, которое необходимое для мероприятия. Речь идет как о мультимедийном оборудовании: экран, проектор, указка, переключатель слайдов, ноутбуки, флеш память, таймер, микрофоны, динамики, так и о вспомогательном: штекеры, переходники, удлинители и зарядные устройства.

Не забудьте проверить исправность оборудования и позаботьтесь о наличии запасных частей и расходников.

Также важно позаботиться о визуальном сопровождении, ассоциированном с препаратами: стенды, плакаты, скатерти, флажки, транспаранты, воздушные шары и гирлянды с надписями, фирменные пакеты с промоматериалами.

Как выбрать спикеров для конференции?

Выбирая спикеров конференции, следует также учитывать некоторые факторы. Ваш докладчик должен быть уважаемым целевой аудиторией, компетентным в теме, иметь практический опыт работы с конкретным препаратом и навыки общения с аудиторией.

Обязательно обсудите с докладчиками то, что они будут говорить о препарате. Сделайте акцент на конкретных свойствах препарата, а не общих сведениях. Не забудьте оговорить дресс-код мероприятия.

Доклад, манера и способ подачи должны быть отрепетированы заранее, чтобы избежать неприятных сюрпризов. Слайды должны составляться совместно с медицинским представителем или продакт менеджером и содержать только необходимую лаконично изложенную информацию.

Проработайте практику ответов на вопросы аудитории, различные сценарии возможных конфликтных вопросов или провокаций, качество речи спикера. Согласуйте условные знаки: задерживаемся, есть время, поспешите, пропускаем и т.д. Это нужно, чтобы корректировать работу спикера. Корректирует обычно медицинский представитель из зала.

Спикеры не должны:

• Вести себя надменно, напыщенно, пренебрежительно;
• Демонстрировать превосходство перед аудиторией;
• Игнорировать или не отвечать на заданные вопросы;
• Быть людьми, работающими со всеми фармкомпаниями;
• Негативно относиться к фармацевтической компании и препаратам;
• Выглядеть вульгарно и вызывающе.

Как определить и подготовить целевую аудиторию?

Как правило, подготовка к конференции начинается примерно за полгода до мероприятия, но не позднее двух-трех месяцев до запланированной даты. Речь идет о том, что медпред должен продать врачу участие в конференции так же, как он продает медпрепараты.

Не стоит просто приглашать прийти, упоминать вскользь о конференции, запугивать санкциями, и т.д. Задача медпреда состоит в том, чтобы врач сам захотел посетить ваше мероприятие и подогревать его интерес нужно за полгода до конференции, при необходимости — в каждый визит.

При подготовке конференции, медпред должен учесть предполагаемую дату, время, возможность присутствия врачей, и обеспечить наличие распоряжения горздрава, главного врача, заведующего и т.д., если необходимо.

За пару недель до конференции, напоминания стоит усилить, подключив группы в соцсетях, email и sms рассылки,  напоминания и т.д.

Очень важно контролировать конкурентов, поскольку возможна ситуация, когда конкурент организовывает более интересное мероприятие и все врачи будут перенаправлены именно туда. Некоторые конкуренты поступают так лишь для того, чтобы оттянуть кворум в свою сторону и разбавить концентрацию нужных врачей у Вас на мероприятии.

Эти грязные методы недобросовестной, непорядочной конкуренции имеют место быть, а Вам следует их исключить.

Как выбрать место и время конференции?

Выбирая место конференции, учитывайте его доступность, престижность. При необходимости, организуйте трансфер и проинформируйте участников, как и чем они могут добраться самостоятельно.

Продумайте наличие указателей, группу встречающих, регистрацию участников, кто будет развлекать врачей до, после и во время конференции.

Хорошим тоном будет наличие проветриваемой и кондиционируемой просторной аудитории с хорошим освещением и окнами. Организуйте достаточное количество посадочных мест и исключите возможность посторонних шумов, включая стройку и шумных соседей.

Обязательно согласуйте время мероприятия и оповестите всех участников и докладчиков: начало, конец, кофе-брейки.

Что нужно знать о печатных материалах?

Раздаточный материал и сувенирная продукция должны быть необычными, уместными, интересными, полезными и практичными.  Помните, что их не должно быть слишком мало, поскольку может не хватить на всех участников, а также слишком много, чтобы оставаться в рамках бюджета.

Хорошо работают канцелярские принадлежности, а также сувенирная продукция в виде элементов одежды: футболки, кепки, сумки, кошельки, шарфы и т.д.

От автора:

Все должно иметь смысл, ассоциацию, лого, слоганы и/или ключевые сообщения. Все должно быть нацелено на продажу — ибо это главная цель конференции.

Как организовать активности во время мероприятия?

Продумывая активности для конференции, медпред может подготовить викторины, рулетки с вопросами, анкетирование, блиц опросы, стихи с пропущенными словами-смыслами, загадки, головоломки, разбор клинических случаев с правильным ответом, опросы на знание характеристик препаратов. За каждой активностью должны стоять смыслы и призы.

Помните: интерактив должен быть интересным, увлекательным и ассоциироваться с компанией и препаратами. Не стоит использовать активность ради активностей. Везде должна присутствовать главная цель конференции — ПРОДАЖА. Конференция должна окупиться.

Рекомендации Primus In Pelagus

Свет. Освещение должно быть достаточным. Во время демонстрации слайдов свет в зале можно приглушить, оставив его в области выступающего, однако не стоит гасить освещение слишком сильно, т.к. есть риск потом не разбудить аудиторию.

Шум. При проведении конференции необходимо исключить все сторонние шумы. Об этом стоит позаботиться заранее: т.к. внезапный слесарь или ремонтник может испортить абсолютно все, если надумает именно в это время воспользоваться своим перфоратором. Или в соседнем помещении вдруг окажется озорной тамада для молодой пары, празднующей регистрацию брака.

Паузы. Должны быть предусмотрены перерывы, а всем участникам конференции розданы программки с содержанием: темами, докладчиками и временными промежутками

Навигация. На территории должны быть расставлены указатели для тех, кто добирается своим ходом. Указатели в залы, столовые, входы, выходы, уборные

Гаджеты. Должно быть несколько зарядных устройств для тех врачей у которых разрядилась батарея телефона. Подготовьте переходники и провода для разных моделей гаджетов.

Свежесть. В самом зале, как и перед ним, должны быть питьевая вода и салфетки, жевательные резинки, леденцы. В помещениях должны работать кондиционеры и обогреватели, в зависимости от времени года и погоды. Помещения должны быть проветриваемыми и проветрены заранее.

Музыкальный фон. До начала, во время пауз и по окончании конференции можно использовать музыкальный фон для настройки врачей на нужный лад. В зависимости от того начало ли это, кофе-брейк, или окончание конференции можно использовать музыку разной громкости, интенсивности и содержания.

Сертификаты. Престижно раздать именные, номерные сертификаты о посещении мероприятия. В идеале, если они будут котироваться в НМО.

Еда. Её не должно быть ни много ни мало. Её должно быть достаточно. Лучшие рекомендации дадут Вам профессиональные кейтеринговые компании. Как правило хватает закусок, напитков  и сладостей.

Безопасность. Должна быть предусмотрена аптечка, перчатки, маски, дезсредства.

Нужна помощь в организации или совет, как правильно провести конференцию? Пишите в комментарии или свяжитесь любым удобным способом:

тел: +79096370055

скайп: primusinterpares2013

Facebook