Конференция может быть захватывающим и полезным мероприятием для всех участников. Для этого организаторы должны продумать не только доклады и техническую часть, но и активности, которые помогут вовлечь спикеров и участников.
В данной статье мы рассмотрим поэтапный план организации активностей на конференции, а также приведем успешные примеры различных интерактивов, которые можно использовать как в онлайн, так и в офлайн мероприятии.
Подготовка активностей
Решающую роль в успешном мероприятии играет качественная подготовка. Это же утверждение справедливо и для активностей на конференции. Подготовку к организации интересных ивентов во время конференции можно разбить на 4 шага:
Этап 1. Определить направления активностей
Первый шаг к организации мероприятий на конференции — определить, на что они должны быть направлены. Так, можно выделить четыре основных направления активностей:
Врачи
Планируя мероприятия для врачей, медпред должен хорошо продумать: что он хочет получить в результате и на что они должны быть ориентированы. В качестве примеров, можно привести активности, направленные на знакомство. Хорошо работают мероприятия, направленные на групповые или командные взаимодействия.
Также полезен будет обмен опытом между участниками – это позволит повысить вовлеченность как слушателей, так и спикеров.
Препараты
Препараты также могут быть одним из направлений для организации активностей. Вы можете продумать интерактив, направленный на изучение показаний и противопоказаний медикаментов.
Опросы и викторины можно ориентировать на изучение практического применения или сравнения с конкурентами.
Клинические ситуации
Если вы планируете рассматривать клинические ситуации, вовлекая врачей в обсуждение, обратите внимание на эти идеи для обсуждения:
- Клиническая ситуация с одним конкретным препаратом и одной конкретной патологией.
- Клиническая ситуация со стартовой схемой лечения в структуру которой входит препарат медпреда.
- Клиническая ситуация у пациента со стажем, которому требуется пересмотр существующей схемы лечения.
- Клиническая ситуация с оценкой результатов лечения и коррекцией и больного с легкой, средней и тяжёлой степенью заболевания.
- Клиническая ситуация с сочетанной патологией, оценкой и коррекцией лечения.
Не забудьте подготовить соответствующие материалы и презентации для каждого из направлений.
Портреты пациентов
Активности, направленные на подробное изучение портрета пациентов также будут полезны и интересны для вашей аудитории. Вы можете использовать следующую тематику:
Первичный пациент и первое назначение.
- Легкое, среднее и тяжелое течение патологии.
- Сочетанная патология и сочетанная терапия в схеме лечения.
- Повторные визиты с оценкой состояния, результатов лечения и коррекцией терапии.
Важно понимать, что активности должны быть спланированы для вовлечения слушателей в активный диалог со спикерами. Для этого они должны быть интересными, приносить положительные эмоции, а также, возможно, выгоду.
Говоря о выгоде, мы подразумеваем призы за победу в викторинах, подарки за активное участие, прочие бонусы.
Этап 2. Продумать цели активностей
Нельзя организовывать активность только ради самой активности. Каждое действие на конференции должно иметь свою цель, неважно, проводится ли она онлайн или вживую.
Целями могут выступать:
- Сбор личной информации о врачах для дальнейшего взаимодействия. Возможно, у вас, как у организатора мероприятия, уже есть данные о враче: ФИО, телефон, почта, место работы. Эту информацию можно получить во время регистрации на конференцию или при заполнении формы на посадочной странице вебинара. Тем не менее, целью интерактива в данном случае будет являться нетворкинг участников.
- Сбор данных об интересах участников. Большинство людей обожает рассказывать о себе, своих хобби, бытовых, семейных интересах и жизненных предпочтениях. Поэтому, одной из целей активностей может быть получение такой информации. В дальнейшем, медпред может успешно ее использовать в своей работе.
- Сбор информации о конкурентах. Еще одна цель активностей – получение информации о конкурентах. Это поможет медицинскому представителю в дальнейшем скорректировать тактику промоции.
- Сбор информации об уровне знаний о своих препаратах. Так медпред сможет подправить и доработать слабые места в продвижении своего продукта.
- Анализ аудитории. Как и в первых двух пунктах, целью интерактива может являться сбор информации и анализ структуры своих потенциальных клиентов: пол, возраст, специальность, стаж и т.д.. Это нужно для коррекции тактики и стратегии продвижения препаратов
- Разрядка атмосферы. Длительная монотонная работа негативно сказывается на вовлеченности аудитории. Поэтому целью интерактива может являться веселье, разрядка обстановки, поощрение врачей, и т.д.
- Сообщение аудитории. Кроме вышеперечисленных целей, медпред может спланировать активности чтобы донести важное сообщение участникам конференции. К примеру, помочь запомнить определенную информацию: ключевое сообщение, название, дозу, форму выпуска, стоимость, выгоду или важное преимущество препарата.
Этап 3. Определение конкретных активностей для достижения поставленных целей
Все активности должны быть целенаправленными. Важно помнить, что они должны быть необычными и нестандартными. Любой интерактив на конференции должен быть интересным и, возможно, неожиданным.
Если вы качественно проработаете цели, придумать конкретные активности будет значительно легче.
Этап 4. Проработка сценариев интерактива
Точно также, как конференция нуждается в сценарии, любой интерактив требует соответствующей подготовки. Медпред должен прописать пошаговый план, с четким таймингом, ролями, ответственными и контролем результата активности.
Недопустимо проведение мероприятий без предварительной проработки и репетиции. В противном случае, интерактив может принести совершенно противоположный результат ожидаемому.
Идеи активностей для офлайн-конференций
Даже самые гениальные креативщики регулярно смотрят, анализируют и вдохновляются успешными кейсами. Поэтому мы подобрали несколько идей, которые успешно зарекомендовали себя на мероприятиях с мировым именем: TEDx, Baltic Digital Days, C2 Montréal, и т.д. Вы можете использовать идеи и доработать их для своих целей.
Photo: Marla Aufmuth/TED
- Игра «Правда или Действие»
Идея: Так, на одной конференции TEDActive, ведущие адаптировали игру «Правда или Действие» под тему мероприятия. Участники крутили колесо, отвечали на вопрос или выбирали действие, а также каждый из участников мог выиграть приз.
Как адаптировать: Медпред также может использовать подобный интерактив, например, для опроса участников и выяснения уровня информированности о своем препарате или о препаратах конкурентов. Или, как вариант, отвечать на каверзные вопросы по теме конференции.
- Pre-party и After-Party
Идея: Фестивали «Baltic Digital Days» и «8Р» накануне конференций и после их окончания, проводят небольшие вечеринки для участников. Это положительно сказывается на атмосфере мероприятия и способствует нетворкингу участников.
Как адаптировать: Если вы проводите мероприятие, в котором участвуют иногородние или иностранные слушатели, продумайте небольшую программу развлечений для всех, кто приедет заранее. Так, можно организовать пикник или встречу в хорошем ресторане. Так вы поможете участникам снять напряжение и познакомиться ближе в неформальной обстановке. Кроме того, вы сможете реализовать часть целей, о которых мы говорили выше.
Photo: Courtesy of Google
- Настольные игры
Идея: Компания Google, на ежегодной летней конференции для девелоперов в 2018 году, использовала гигантские настольные игры дженга и шашки в качестве инструмента для нетворкинга и геймификации мероприятия.
Как адаптировать: Данную стратегию можно использовать как на крупных, так и небольших мероприятиях, а масштаб ее реализации зависит лишь от вашей фантазии и бюджета. Так, к примеру, кубики для игры в дженгу или шашки можно заказать в любой столярной мастерской и нанести на них свойства препаратов, названия действующего вещества, и т.д. Предложить поиграть белыми шашками за ваш препарат, а черными – за конкурентов, при этом отвечая на вопросы викторины. Кроме шашек, шахмат, дженги, можно также использовать обычные игральные карты, нарды, детскую игру в классики, и т.д.
Это поможет реализовать цель запоминания необходимой информации. Практически каждый из нас хотя бы раз играл в настольные игры, но в условиях напряженного рабочего ритма времени на развлечения остается мало. Использование геймификации будет отличным и нестандартным ходом, который запомнится вашим участникам надолго.
- Быстрые свидания
Идея: Наверняка, вы слышали о speed dating. Речь идет о мероприятии, где у участников есть несколько минут, чтобы познакомиться и пообщаться лично с другими посетителями. Изначально speed dating задумывался в качестве помощи одиноким людям, которые бояться знакомиться, но хотят найти свою половину. Сейчас этот принцип используется на конференциях всего мира, например, на крупнейших образовательных выставках, как NAFSA или ICEF, где участники могут забронировать личную сессию с представителями различных вузов или рекрутинговых агентств.
Как адаптировать: Если вы планируете крупное мероприятие с привлечением нескольких фармкомпаний и именитых спикеров в области медицины, постарайтесь предоставить возможность слушателям лично пообщаться как друг с другом, так и с докладчиками. Организовав подобное мероприятие, вы поможете участникам пообщаться как друг с другом, так и задать конкретные вопросы спикерам. Возможно, именно ваша конференция станет отправной точкой для смены карьеры или местом рождения гениальных идей.
- Игра в снежки
Идея: Еще одна неплохая идея от TEDx: игра в снежки. Несмотря на то, что этот прием используется довольно часто, он не теряет своей эффективности. Обратите внимание, как несколько минут смеха и подвижной игры оживили серьезную аудиторию.
Как адаптировать: Как мы уже упоминали, рабочий ритм оставляет мало времени на различные игры, и еще меньше — на веселье и возможность подурачиться. Игра в снежки или в мяч на конференции поможет участникам раскрепоститься и начать активное общение. Дайте им возможность хотя бы на несколько минут почувствовать себя детьми.
Остались вопросы или не хватает идей? Свяжитесь с нами:
тел: +79096370055
скайп: primusinterpares2013
